Mit diesem Absender, genauer gesagt mit ERINNERDIENST — NICHT LÖSCHEN — poppte neulich diese E‑Mail in meiner Inbox auf. Schreck lass nach! Finanzamt? Bank, TÜV? Welche Behörde schreibt mir da, und was habe ich falsch gemacht?
Behördensprache in E‑Mails
Es war eine Nachricht der VHS, die proaktiv an meinen bald startenden Kurs erinnern wollte. Nur: Die VHS taucht im gesamten Text gar nicht auf. Erst ganz unten in der Signatur erfahre ich, wer mir überhaupt schreibt. Die eigentliche Nachricht war sachlich-freundlich formuliert und informierte über die Details meines Kurses. Wobei mich auch beim Lesen des Betreffs zunächst ein kleiner Schreck durchfuhr: “Ihre gebuchte Veranstaltung startet in Kürze”. In Kürze? Heute noch? Hatte ich den Termin falsch notiert? Wäre der Präzision halber nicht auch ein morgen in Zeiten digitaler Textautomation dringewesen?
Warnung statt Vorfreude
‚ERINNERDIENST — NICHT LÖSCHEN”: So in Versalien geschrieben lautete also der Absendername dieser E‑Mail — anstatt eines klaren, informativen “Service — VHS Stadt xy” zum Beispiel. Großschreibung wirkt selten freundlich (wer denkt da nicht gleich an den Stil der Trump-Posts). Und die Verneinung „nicht löschen“? Registriert unser Gehirn da nicht zuerst das Bild – löschen –, bevor es das Verbot verarbeitet? “Nicht löschen” ist auch eine Mikro-Drohung. Es triggert Alarm und klingt nach einem sicherheitsrelevanten Dokument. Man assoziiert doch eher einen anstehenden Zahnarzttermin, anstatt Vorfreude auf einen freiwillig gewählten Fortbildungskurs zu spüren.
Ein Wort und so viel falsch gemacht
Und was sagt mir das Wort “Erinnerdienst”? Denn
Teilnehmendenservice
Mir ist auch ein weiteres sprachliches Detail in der Signatur aufgefallen. Es schreibt mir die Abteilung „Teilnehmendenservice“. Grammatikalisch ist daran nichts auszusetzen. Das Partizip Präsens als inklusive Lösung ist einwandfrei. Und dennoch mag ich den Begriff nicht. Er klingt nicht nur sehr prozessual und sperrig. Sondern er offenbart die rein institutionelle Perspektive. Ich bin eine „Teilnehmende“, die verwaltet wird. Ich erscheine im System als Rolle innerhalb eines Ablaufs. Aber so empfinde ich mich nicht. Ich habe den Kurs ausgewählt, ich habe ihn gebucht, ich bezahle ihn. Ich entscheide mich aktiv für Bildung. In meiner Selbstwahrnehmung bin ich keine verwaltete Teilnahme, sondern eine “Lernende”.
Öffentlicher Bildungsauftrag und Kundenservice
Wie könnte man den Service also zeitgemäßer benennen? Ich persönlich hätte mit Kundenservice kein Problem. Aber die Volkshochschule versteht sich traditionell als öffentlicher Bildungsort mit Gemeinwohlauftrag. „Kundenservice“ würde nach Markt klingen, nach Anspruch, Wettbewerb, Dienstleistung. Also wählt man „Teilnehmende“, eine scheinbar neutrale, gendergerechte Kategorie. Doch auch sie transportiert ein Selbstverständnis, nämlich: “Wir organisieren Teilnahme”.
Fazit
Der Absender „ERINNERDIENST — NICHT LÖSCHEN“ soll signalisieren: Diese Nachricht ist wichtig, bitte nicht vorschnell für Spam halten. Doch sie lenkt die Aufmerksamkeit vom eigentlichen Inhalt ab. Die Mail richtet buchstäblich den Fokus darauf, zu warnen, dass man sie nicht löschen soll – statt die eigentliche Botschaft klar zu benennen. Ein Absender wie „VHS Terminservice“ oder „VHS Kursinfo“ hätte sofort Vertrauen geschaffen. Denn es ist die VHS – eine Institution, die jeder kennt und der die meisten Menschen vertrauen. Kombiniert mit einem Betreff wie „Ihr Kurs beginnt morgen“ oder „Erinnerung an Ihren VHS-Kurs“ wäre die Nachricht eindeutig gewesen – eine freundliche Erinnerung, ganz ohne Versalien und Warnhinweis.
Wer mit automatisierter Kommunikation arbeitet – ob Verwaltung, Bildungsinstitution oder Unternehmen – merkt schnell:
Schon wenige Wörter entscheiden darüber, ob eine Nachricht Vertrauen auslöst oder Alarm.
Fragen zu Sprache, Tonalität oder Kommunikation? Schreiben Sie mir gerne!!
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